Según varios informes, los responsables de ventas dentro de una empresa ocupan menos del 35% de su jornada laboral en dedicarse a vender. La gran mayoría de su tiempo, en cambio, la destinan a tareas monótonas y sin valor productivo.
Esto puede mejorar si las empresas adoptan la automatización de procesos, tanto en el área de ventas y marketing como en otras. De esta forma, los vendedores podrían ocupar casi el 100% de su tiempo a su trabajo específico y así se incrementarían las ganancias empresariales al mismo tiempo que se desarrolla el espíritu competitivo de los colaboradores.
La llegada del siglo XXI trajo consigo grandes avances tecnológicos que han hecho prosperar a las industrias; sin embargo; existen procesos y dinámicas que aún parecen ancladas a la era analógica cuando existen soluciones mucho más efectivas. La RPA es una de ellas y en ContaTech.ar queremos que conozcas sus beneficios, ya sea a través de las novedades compartidas o de nuestros cursos de capacitación en RPA.
¿Qué es RPA en Ventas y Marketing?
La RPA o Automatización Robótica de Procesos es un tipo de tecnología de software que, mediante el uso de bots, logra reproducir muchas actividades que generalmente realizan humanos: por ejemplo, responder preguntas, enviar mails, crear archivos, realizar cálculos, etc.
Estas tareas suelen ser repetitivas y monótonas y, como dijimos arriba, consumen casi el 70% del tiempo laboral de los trabajadores, tiempo que se resta de las tareas más satisfactorias y productivas.
En el área de Ventas, los trabajadores y gerentes están en contacto con clientes y potenciales clientes, y deben recopilar datos, ordenarlos, realizar cotizaciones, responder preguntas frecuentes y otras similares. Todas ellas pueden resolverse con robots de software y así quitarles un peso de encima a personas que ya tienen el estrés por la presión de conseguir que las ventas se concreten.
Hoy en día los bots funcionan casi como asistentes personales para cada empleado. El uso de RPA en esta área daría como resultado vendedores más relajados, enfocados en sus objetivos y, por ende, más rendidores. Además, esas tareas administrativas, como el llenado de informes, quedan mucho más organizadas y con fácil acceso para gerentes si las realiza un bot de RPA que si debe hacerlo a mano un trabajador.
Y los gerentes o coordinadores también pueden usar bots para, por ejemplo, cuantificar el rendimiento de las estrategias de marketing utilizadas para compararlas con periodos anteriores. El bot puede generar gráficos de manera automática, haciendo todo más sencillo y más rápido.
Áreas de Automatización en Ventas y Marketing
Estas dos áreas están interrelacionadas, aunque en marketing hay más procesos que se automatizaron, puesto que en sector de ventas todavía hay un 50% de procesos de gestión que podrían automatizarse y no se hacen. Veamos algunos de ellos.
- Planificación de estrategias, así como asignación de recursos o la planificación de fuerza laboral.
- La creación de planes de acción para los clientes, ya sean antiguos o nuevos.
- La clasificación de Leads y Pipelines.
- El cálculo de cotizaciones.
- La escritura de contratos básicos.
- Brindar soluciones técnicas.
También pueden automatizarse la verificación de créditos, la gestión de pedidos o la realización de facturas, así como el seguimiento postventa de los pedidos enviados, la elaboración de informes y su análisis correspondiente.
Aplicaciones de RPA en Ventas y Marketing
Veamos ahora algunos ejemplos sobre cómo podemos aplicar la RPA en las áreas y tareas que mencionamos arriba.
- Gestión de datos: la creación y actualización de bases de datos puede insumir entre 40 y 60 horas al mes si realiza de manera manual, mientras que para un bot sería cuestión de algunos minutos. Este software se encargaría de recopilar los datos de contacto y verificar cuáles faltan, además de buscar en la web o intranet información extra sobre los clientes.
- Realización de informes: a la hora de dar beneficios a los vendedores, los responsables del equipo deben cotejar los números de llamadas realizadas o correos enviados, las respuestas positivas y negativas, la cantidad de clientes fieles, etc. Luego se cargan esos datos en un sistema y se hacen las comparativas, cálculos y gráficos para ilustrar el informe. Todas estas actividades que a una persona le llevan casi una semana de trabajo, pueden delegarse en un bot que vaya acumulando todos los datos en tiempo real y luego haga los cálculos requeridos a la hora de hacer el informe, el cual puede ser realizado por el mismo bot con gráficos incluidos e incluso se lo puede programar para que lo envíe mediante correo electrónico.
- Documentos y contratos: según el tamaño de la empresa, la gestión de contratos puede llevar entre 2 y 15 días hábiles. La tecnología RPA permite que esta gestión, así como también la de pedidos de ventas, se automatice con bots que verifican antecedentes y crean documentos que luego envía por correo electrónico en los que se incluyen aplicaciones de contratos virtuales. Una vez firmado, el bot avisa al sistema que se finalizó la gestión.
- Seguimientos: estas tareas pueden llevar entre 15 y 30 minutos a los empleados cada día cuando podría automatizarse la verificación de entregas, pagos o el proceso que deba constatarse y que luego el software lo notifique al representante de venta para que simplemente complete el seguimiento.
- Monitoreo de RFP: otra actividad que le roba a los vendedores casi media hora diaria cuando podría hacerse en segundos con tecnología RPA que rastrease los sitios de licitación, comprobase las RFP y notificase las oportunidades disponibles.
- Rastreo de precios competitivos: otra tarea molesta que puede hacer que el vendedor pase al menos una hora semanal examinando precios en la web para luego rellenar una aburrida plantilla de Excel que hay que actualizar semana a semana. Esto podría hacerlo un bot y la plantilla sería actualizada a diario si hubiera cambios. Además de ahorrar tiempo, tanto el encargado de esta tarea como su supervisor podrían enterarse al instante cuando ocurra un cambio de precios importante y así obtener mayor competividad.
En conclusión, a las áreas de marketing y ventas todavía les falta bastante automatización para poder ser realmente competitivas y eficientes en los tiempos digitales que vivimos.
Es nuestra tarea brindar la mayor información posible sobre los beneficios de la Automatización Robótica de Procesos y ayudar a que los representantes de ventas y marketing se aboquen a su misión: el trato con clientes y potenciales de tal forma que la empresa pueda crecer y, a su vez, los empleados se sientan felices y valorados por sus capacidades.
No te olvides de contactarnos si tienes dudas y recuerda que con nuestra ayuda y la RPA tu empresa llegará al siguiente nivel.
