La automatización contable es clave a la hora de economizar tiempos de trabajo, así como también para disminuir los posibles errores en los procesos contables, lo que permite abaratar costes en la empresa. Para un abordaje más extenso de este tema y otras relaciones, siempre podés consultar nuestros cursos de RPA.
¿Qué es la automatización contable y cuáles son sus beneficios?
Entre las principales ventajas que brinda la automatización contable, podemos citar:
- Reducción de errores: los errores humanos son, justamente, humanos e inevitables cuando el cansancio por repetición se hace presente; sin embargo, con la automatización contable pueden reducirse o eliminarse casi en su totalidad, lo cual también ahorra el tiempo que se tarda en solucionarlos.
- Disminución del tiempo para asentar datos contables: la tecnología RPA permite la automatización de tareas que usualmente se hacen de forma manual como, por ejemplo, las entradas y salidas contables. Al permitir que sea un bot el que se encargue de esto, los tiempos se reducen notablemente.
- Aumento de la competitividad: menos tiempo y esfuerzo en tareas monótonas, equivalen a un ahorro en los costos empresariales y esto supone un alza en la competitividad dentro del mercado.
- Optimización en la toma de decisiones: esto se logra obteniendo la información de manera rápida y ágil en el momento necesario, lo cual es posible gracias a la automatización de la carga de datos y de su búsqueda.
- Alto ROI: al tener robots de software trabajando a tiempo completo, incluso los días y horarios en que los empleados descansan, se supera la inversión y en menos tiempo.
- Implementación fácil y veloz: las tecnologías RPA se articulan rápidamente y sus robots pueden adaptarse a sistemas o aplicaciones preexistentes.
- Control de los procesos: todos los procesos que se automaticen pueden ser a la vez controlados con la inteligencia RPA, por ende, si hay alguna falla, ésta puede encontrarse y ser solucionada rápidamente.
¿Cómo implementar la automatización contable?
Una vez que hayas tomado la decisión de incorporar la RPA a tu sector de contabilidad, debes seguir los siguientes pasos:
- Defini un objetivo: lo primero y principal es definir qué meta queremos alcanzar gracias a la automatización contable: por ejemplo, reducir tiempos en ciertas tareas; obtener resultados más precisos, reducir costos, etc.
- Escoger la RPA: existe un vasto mercado de tecnología RPA en el cual elegir. Es preciso no mirar solamente la diferencia de precios, sino además los servicios que ofrece y el soporte que brinda.
- Involucrar a los miembros del equipo: la RPA no viene a reemplazar personas, al contrario: será el equipo contable que ya posee la empresa el que deberá trabajar con la nueva tecnología. Así pues, es menester que dichos empleados estén involucrados en este proceso y luego se capaciten en el correcto uso de estos softwares.
- Elegir los procesos que se deben automatizar: estos deben ser aquellos que cuya realización es sumamente repetitiva y ocupa demasiado tiempo que podría aprovecharse para otras actividades más lucrativas o de mayor valor agregado. Algunos ejemplos son: elaborar facturas de cobro, enviar reportes por e-mail.
- Observar los resultados: una vez instalada la RPA y ya en funcionamiento, es necesario que se comparen los resultados brindados por esta tecnología versus los que se obtenían antes y, a la vez, chequear si se cumplieron los objetivos previstos. Esto servirá para comprobar si la RPA es adecuada, necesita ajuste o debe ser cambiada por otra.
¿Qué acciones contables se pueden automatizar con RPA?
En el punto 4 del apartado anterior dijimos que es necesario elegir qué procesos contables pueden automatizarse. Veamos algunos de ellos:
- Alta de proveedores: lo más común es que esto se realice manualmente, utilizando la información provista por el proveedor, lo que lleva bastante tiempo. Lo bueno es que es fácilmente automatizable, especialmente porque estos datos suelen mandarse vía correo electrónico o completando formularios virtuales.
- Conciliación bancaria: hoy en día, hay softwares que realizan esta labor de manera automática. Entre las actividades que este producto lleva a cabo, podemos enumerar: la conexión con diferentes bancos, la obtención de información necesaria de los mismos y la conciliación de movimientos.
- Registro de facturas: pese a que la mayoría de las facturas vienen en formato digital, descargarlas, ordenarlas y guardarlas es una tarea larga y fatigosa, debido a la gran cantidad que puede recibir o enviar una empresa. Delegar esta tarea a una RPA es sencillo y muy beneficioso.
- Confección de informes financieros: una vez que la RPA computa todos los datos en relación a la contabilidad de la empresa, puede fácilmente confeccionar un informe para conocer el estado financiero actual y su progresión.
- Control de envíos: comparando los datos del pedido de compra con los datos del producto recibido para validar la operación o, en caso de error, informarlo al proveedor.
- Verificación de precios: para evitar hacer investigaciones manuales, pueden cargarse todos los datos de los proveedores de la empresa y dejar que sea la RPA quien los compare con otros existentes en el mercado para ver si siguen conviniendo o existen otros más competitivos.
- Actualización constante de datos sensibles: los datos contables suelen ser mutables en el corto y mediano plazo por diversos motivos. Una RPA apropiada puede actualizar los nuevos datos de manera automática para no tener que gastar tiempo buscándolos ni parar la contabilidad en ese proceso.
En conclusión, podemos decir que la automatización contable genera una mejora en la gestión interna y externa de las empresas, otorgándole mayor competitividad en su área al reducir sus costos y optimizar los tiempos. Además es fundamental para reducir el estrés de los empleados que se libran de muchas tareas sumamente desgastantes por su carácter reiterativo y monótono. Con la ayuda de las RPA, los beneficios no son sólo materiales sino también de carácter humano.
