La RPA o Automatización Robótica de Procesos (de sus siglas en inglés: Robotic Process Automation) es una tecnología de sistemas de software que permite, como su nombre lo indica, automatizar procesos o tareas rutinarias que usualmente son realizadas de manera manual por empleados dentro una empresa. En las áreas de negocios, esta tecnología ayuda a optimizar los procesos, permitiendo a los empleados avocarse a tareas más redituables e incrementar así las ganancias de la empresa.
Ya que la RPA no requiere instalaciones adicionales, sino que se integra a las infraestructuras IT preexistentes, esta automatización de procesos puede aplicarse a las diferentes plataformas y departamentos de cada organización, puesto que se pueden usar estos robots de software en casi cualquier proceso.
Empresas que aplicaron RPA exitosamente
Hay varias formas de usar RPA en las empresas. Veamos algunos de los ejemplos más usados en 2022:
-
Servicio al cliente
Gracias a la automatización, los clientes pueden recibir respuestas y soluciones más rápidas y de manera eficaz, que es lo que buscan generalmente. Para esto, la RPA puede clasificar las consultas más habituales para dar una respuesta inmediata al cliente, aunque luego sea necesaria una atención personalizada.
También puede usarse esta tecnología para derivar a los clientes al departamento de atención correspondiente de manera ágil y sin necesidad de que estén pasándose la llamada entre empleados o ejecutivos.
Las investigaciones indican que se pueden automatizar al menos el 80% de los procesos de atención al cliente, por lo cual es necesario tomar consciencia de la importancia de la RPA en las empresas para agilizar los tiempos.
Por ejemplo, en la actualidad es común que, al realizar una consulta vía redes sociales sobre un desperfecto en la conexión a internet, primero se nos guíe a través de una breve selección de opciones para conducirnos al departamento de mantenimiento y no al de ventas.
-
Almacenamiento de información del cliente
Además de darles respuestas a los clientes, la RPA puede clasificar, organizar y guardar la información de cada uno en bases de datos accesibles a todos los sectores de la empresa que los necesiten. Así, además de darles mejor atención cuando sea necesaria, también será más ágil su búsqueda y contacto cuando la organización lo requiera.
De este modo, el personal de Atención al Cliente o el de Ventas no deberá perder tiempo cargando esta información a mano ni preocuparse por si es o no precisa puesto que, al ser un robot de RPA el que se encargue de la tarea, la precisión será casi infalible, con poco margen de error.
Esto también reducirá el estrés de los encargados de esta tediosa labor, además de brindarles tiempo para otras actividades. Cabe destacar que en los clientes también repercute de forma muy positiva al no tener que estar repitiendo una y otra vez ciertas informaciones que ya facilitó con anterioridad.
-
Procesamiento de facturas
¿A quién no se le traspapeló una factura? Ahora multipliquen eso por la cantidad brutal de facturas que maneja una empresa cada mes, de diferentes cosas. El caos está a la vuelta de la esquina y puede resultar en varios dolores de cabeza.
Con RPA es fácil automatizar el procesamiento de estas facturas, la entrada de datos y los errores de conciliación, de modo tal que la intervención humana sea la mínima indispensable.
Hoy en día son muchos los procesos automáticos existentes para, por ejemplo, facturar automáticamente las ventas realizadas con éxito en grandes plataformas de ventas digitales.
-
Preparación de la revisión financiera
Otra aplicación útil de la RPA en empresas es la de conectar y automatizar la recolección y el envío de datos bancarios entre las distintas aplicaciones para facilitar los reportes. También pueden usarse robots en Adobe o Excel para limpiar los formatos de los datos y hacerlos exportables para que los informes sean legibles en cualquier aplicación.
-
Asientos del libro diario estándar
Siguiendo con lo contable, también pueden automatizarse los asientos mensuales del libro diario, el ingreso y gestión de los datos en el sistema ERP y los análisis de validación para que las entradas de estos datos y asientos tengan garantía de exactitud, mucho más que si los hiciéramos a mano.
-
Órdenes de venta
Una empresa necesita datos coherentes entre todas sus áreas, pero al ser un trabajo manual en el que intervienen muchas áreas, puede haber errores o duplicidades entre los datos de ventas y los que reciben y envían los analistas financieros.
Para evitar esto, la tecnología RPA puede ocuparse de tareas como la entrada de pedidos de venta, la facturación y la mantención de una base de datos limpia de errores, puesto que borrará los datos duplicados y otros posibles errores. Esto resultará en una mejor experiencia para los clientes y los empleados del sector que se verán libres de tareas tediosas y que consumen gran parte de su tiempo.
-
Pago de sueldos
Otra opción a automatizar es el cotejo de datos para generar los sueldos de los empleados, algo que lleva mucho tiempo al equipo de Recursos Humanos y que es falible, lo cual puede ocasionar descontento y discusiones con los damnificados.
Con RPA, los datos pueden ser cotejados más fielmente al mismo tiempo que se cargan en los sistemas correspondientes. Además, es posible crear los cheques y los recibos de forma automática y eficiente. Inclusive las transferencias bancarias pueden automatizarse con tecnología RPA.
-
Pago a proveedores
Por supuesto, los sueldos no son los únicos pagos que realiza una empresa, los procesos de RPA también pueden usarse para automatizar pagos a proveedores o que generen archivos con los datos necesarios para revisar y aprobar dichos pagos; así como también que, una vez efectuados, se genere el asiento correspondiente de manera automática.
-
Conciliaciones de empresas vinculadas
Además de operaciones bancarias y su vinculación dentro de una empresa, los robots de RPA pueden verificar estos datos entre dos empresas vinculadas y generar informes que comprueben los saldos de cada parte, así como el análisis de posibles discordancias entre ambas cuentas y su correspondiente notificación para poder solucionarlas.
Pero como los RPA son capaces de generar archivos de texto, también es posible diseñarlos para que creen archivos donde se asienten esas discrepancias y se envíen por correo electrónico a quienes deban revisarlas.
-
Comparación de precios
Las empresas necesitan comprar insumos, ya sea de oficina o materias primas para fabricar los productos o generar los servicios a prestar. Estos insumos, lógicamente, se adquieren al por mayor y no son gastos menores, por lo cual es necesario un análisis de los diferentes proveedores que existen para decidir cuál ofrece la mejor relación entre precio y calidad, así como cuál es más redituable para la empresa.
Esta investigación es un trabajo arduo, por lo que muchas empresas han decidido que sean las RPA quienes den una mano en este proceso. Ya sea indexando los datos o directamente realizando las comparativas y arrojando los mejores resultados para que la decisión sea más fácil y rápida.
Conclusión sobre la aplicación de RPA en empresas
Estos son sólo 10 ejemplos de las RPA más usadas por las empresas durante el 2022, pero su uso se puede extender a más áreas, optimizando así los recursos de la empresa y generando un alivio para los empleados, quienes obtendrán más tiempo libre para utilizarlo en trabajos más agradables o en momentos de descanso.
Si todavía tenés dudas, siempre podés realizar un curso de RPA – Automatización con Bots para desarrollar en tu empresa esta tecnología con confianza y con la capacidad suficiente para detectar errores y mantenerte actualizado al respecto.
