Las 15 mejores fórmulas de Excel que necesitás conocer

Si buscás ordenar tu calendario, tus deadlines o cualquier otra actividad que realices, necesitas una hoja de cálculo y, al pensar en este tipo de aplicaciones, la primera que viene a la mente de todos es Excel.

Pero este complemento de Microsoft Office no sólo sirve para armar cuadros con filas y columnas, también es perfecto para realizar muchas otras funciones y es por ello que hoy te enseñaremos las 15 mejores fórmulas de Excel para principiantes. 

1. fórmulas fundamentales de Excel

Cabe destacar que si lo que deseas es obtener un conocimiento más profundo en el tema y que sea realmente útil en tus tareas, lo mejor es que aprendas sobre RPA – Automatización con bots.

1. Operaciones matemáticas simples

Existen infinidad de fórmulas que podemos realizar con Excel, pero antes es necesario entender las más básicas, tales como suma, resta, multiplicación y división, pues utilizan pocos elementos.

• Aclaración: desde un punto de vista técnico, la única que realmente es una fórmula es la de sumar, ya que las otras tres operaciones solamente utilizan operadores especiales para realizar la función. Será más claro al ver cada una. 

SUMA: como se desprende de su nombre, esta fórmula sirve para que los valores de las celdas seleccionadas (sean celdas separadas o un intervalo) se sumen. Para ello se escribe “=SUMA” o bien se busca en la barra y luego se seleccionan las celdas. Por ejemplo: =SUMA(A1:A20) para ese intervalo o =SUMA(A1+B5) para celdas separadas.

RESTA, MULTIPLICACIÓN Y DIVISIÓN: en este caso, en lugar de una fórmula, sólo insertamos el símbolo correspondiente entre las celdas cuyos valores queremos que se resten, multipliquen o dividan entre sí. Así para las restas pondremos el símbolo “menos” o (-). Ejemplo: = A2 – A3; en el caso de las multiplicaciones se usará el asterisco (*), por ejemplo: = A1 * A3; mientras que para las divisiones, el símbolo es la raya diagonal (/). Ejemplo: = A2 / C2

Vale mencionar que Excel tiene la ventaja de respetar el orden lógico de estas operaciones: lo que primero se resuelve son las multiplicaciones y divisiones, mientras que las sumas y restas se realizan al final. En caso de querer que se prioricen unas operaciones sobre otras, deberemos utilizar paréntesis. 

Un ejemplo sería: = (A4 + C9) * C13 / 50 + (D5 – D1). En este caso, primero se realizarán las sumas y restas entre paréntesis (A4 + C9) y (D5 – D1) y luego el resto de operaciones, respetando el sentido lógico.

1. Promedio

El promedio, también llamado como media o media aritmética entre varias celdas o un rango de ellas, se obtiene con esta fórmula y es muy útil. La fórmula es muy sencilla y también puedes escribirla a mano o buscarla en la barra de fórmulas: =PROMEDIO (celdas con números) por ejemplo: =PROMEDIO (A12:H2)

1. MAX y MIN

Una función inversa a la del promedio, pues es buscar los valores máximos o mínimos de un conjunto de celdas. Para esto existen dos funciones que encontrarás fácilmente por sus nombres: MAX y MIN, respectivamente. Las fórmulas son =MAX(celdas) / =MIN(celdas) y sus ejemplos =MAX(A23:K18) / =MIN(A2,B3,C9,D23) 

1. Hipervínculo

Colocar hipervínculos es algo a lo que estamos acostumbrados en Word y otros archivos de texto, pero también puede realizarse esta acción en Excel. Para esto contamos con la fórmula HIPERVÍNCULO, la cual convierte cualquier dirección web en el texto que querramos que figure en su lugar. Para ello se escibe: =HIPERVINCULO (dirección del enlace, texto del enlace), por ejemplo =HIPERVINCULO (“http://www.google.com», «Visita Google»)

1. Función SI

Si alguna vez estudiaste informática, aunque sea en la escuela, habrás escuchado hablar de la “función SÍ”, ya que es una de las fórmulas más utilizadas de Excel. Esto es así porque esta fórmula sirve para que se muestren diversos valores según una cierta condición. El caso más claro y usado de ejemplo son las notas escolares.

Así un docente puede tener una tabla con todos sus alumnos en una columna, los valores de sus exámenes en otra y una tercera con el resultado de “Aprobado” o “Desaprobado” y en lugar de poner esta categoría manualmente, utiliza la función SI, que se escribe: =SI(condición, valor si se cumple la condición, valor si no se cumple). En este ejemplo, lo pondría del siguiente modo: =SI(B2=»7″,»Aprobado»,»Desaprobado»). 

También se puede aclarar si el valor que se busca puede ser igual, mayor o menor al deseado y otras variantes más. 

1. CONTARA

Esta fórmula, al contrario de su hermana CONTAR, no sólo te permite contar valores numéricos, sino también otros en los que haya texto, obviando únicamente las celdas vacías. 

Con CONTARA podrás saber cuántas entradas tienes en la tabla creada, tanto con números como con otros valores. La fórmula es =CONTARA(rango de celdas) y el ejemplo =CONTARA(A6:A19)

1. CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI sintetiza las funciones de CONTARA y SI, lo que equivale a decir que lo que se va a contar es un rango específico de celdas solamente si se cumplen los requisitos definidos, ya sea que las celdas tengan un determinado valor o que cumplan con alguna condición. 

Esto se expresa: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio) lo que equivale a dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere buscar; y un ejemplo sería: =CONTAR.SI(C2:C6, «Arabia»)

1. DIAS

Hacer cálculos con fechas manualmente es un verdadero engorro, por lo cual tener a mano una fórmula que lo haga por nosotros es una alegría. La función DIAS te aclara cuántos días de diferencia hay entre esas dos fechas que seleccionamos con anterioridad.

Esto se escribe =DIAS( primera fecha, segunda fecha); por ejemplo: =DIAS («2/2/2022», B2)

1. AHORA

Esta fórmula, que no necesita parámetros previos, es muy útil si tenemos un documento que reutilizaremos varias veces en diferentes fechas, puesto que lo que hace es, justamente, calcular la fecha actual en la cual se abre la hoja o se cambian valores.

La fórmula se escribe: =AHORA()

1. DIASEM

Otra función relacionada a las fechas es DIASEM, la cual reescribe los días de la semana en forma de números, de tal forma que el lunes es el 1, el martes es el 2 y así hasta el domingo. De todas maneras, en el segundo parámetro se pueden indicar otras formas de contar.

Fórmula: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta). Por ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2)

Para el tipo de cuenta, debes elegir alguno de estos parámetros:

1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)

11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

12: números del 1 (martes) al 7 (lunes)

13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)

14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles)

15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves)

16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes)

17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

1. REEMPLAZAR

Como hemos visto, Excel no sólo son números; también hay textos y fórmulas para trabajar con ellos. Miremos la función REEMPLAZAR.

Contrariamente a lo que su nombre indica, esta fórmula no es para reemplazar un texto por otro, para hacer eso usaremos la fórmula SUSTITUIR. Con REEMPLAZAR lo que se hace es poner un texto en una posición determinada según uno de los parámetros y con el otro, si se cambiara alguna parte del texto original después de esa posición.

La fórmula es: =REEMPLAZAR (texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del texto original que se borran, texto a insertar). Esto se ve más claro con este ejemplo: =REEMPLAZAR (“Feliz Navidad», 6, 8, » Hanukkah») donde 8 son los caracteres de “feliz navidad” que se borrarán y se reemplazarán por “Hanukkah”, de modo que luego de la 6ta posición se leerá “Feliz Hanukka”.

1. ESPACIOS

Cuando se trata de trabajar con Excel, los espacios son un verdadero dolor de cabeza, ya que pueden complicarnos con otras fórmulas y a veces no logramos identificar en dónde están. Para eliminarlos de un plumazo, podemos usar la función ESPACIOS, que borra todos los espacios del rango especificado sin importar cuántos textos sean. La fórmula es =ESPACIOS (celda o texto con espacios de más), por ejemplo: =ESPACIOS (F3)

1. ENCONTRAR

Es una fórmula similar a SI, ya que te permite averiguar si dentro del texto de una celda existe otro y, en caso de ser así, la fórmula ENCONTRAR te avisará dónde está dicho texto. En caso negativo, te dirá que hay un error (esto lo puedes solucionar con la función SI.ERROR).

La fórmula se expresa =ENCONTRAR(texto que estás buscando, texto original); y como ejemplo podemos citar =ENCONTRAR (“aguja», «pajar»)

1. SI.ERROR

Como hemos mencionado arriba, en algunos casos, las fórmulas nos dicen que ha ocurrido un error, pero para ello lo que aparece en la celda es algo ilegible parecido a #¡DIV/0!. Si queremos evitar esto y establecer un texto legible, podemos usar la fórmula SI.ERROR.

Esto se escribe: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error) y como ejemplo podemos citar: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),»Ha habido un error»).

1. ALEATORIO.ENTRE

Una fórmula ideal para sorteos, juegos de azar o cuándo sea que necesitemos elegir números aleatorios que es, justamente, lo que hace esta fórmula cuando le damos dos valores entre los que elegir. Una particularidad es que cada vez que escribimos nuevos valores o restablecemos la hoja de cálculo, este número generado cambiará.

La fórmula es =ALEATORIO.ENTRE(número menor, número mayor). Por ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)