La RPA es la Automatización Robótica de Procesos y actualmente está ganando terreno, no sólo en las grandes corporaciones, sino también en pequeñas y medianas empresas que buscan mayor eficiencia y eficacia en sus procesos de negocios, al mismo tiempo que se obtienen mayores beneficios económicos al reducir costos.
Esta automatización de procesos puede usarse para distintas tecnologías dentro del mercado y en mayor o menor profundidad, según lo requiera el área donde se aplique o la experiencia de los usuarios.
Entre las áreas que utilizan la RPA podemos mencionar las de: Tecnología, Operaciones, Compras, Supply Chain, Recursos Humanos, Finanzas, Contabilidad, Auditoría Interna o Compliance.
¿Qué es RPA?
Para poder realizar esta Automatización Robótica de Procesos, la tecnología de RPA se sirve de herramientas de software llamadas bots o robots.
Estos robots son diseñados para que las tareas más rutinarias y monótonas de los procesos de negocios puedan automatizarse de manera tal que ese tiempo que antes se invertía en tareas manuales, ahora pueda ser emplearlo en otras actividades más productivas y así optimizar el paso a paso, brindar una atención superadora a los clientes y, en síntesis, mejorar la eficiencia y eficacia a nivel corporativo, sin prescindir de los empleados. Por lo contrario, gracias a la RPA, adquirirán más habilidades y podrán dedicarse a actividades más humanas y no tan repetitivas.
Entre otras ventajas de los robots de RPA, podemos citar que no modifica la infraestructura IT o los sistemas de aquellos procesos o programas de software en los que se insertan para automatizarlos, como pueden ser los correos electrónicos. La RPA puede aplicarse cuando el software se instala en el ordenador o bien cuando se lo despliega en un servidor.
Etapas de adopción de RPA
Entre los usuarios y desarrolladores que utilizan la Automatización Robótica de Procesos, podemos encontrar varias categorías según su forma de implementar la RPA en las empresas.
- Innovadores: son aquellos que apostaron por el estudio de la RPA antes de que dicho término apareciera en el vocabulario tecnológico y se avocaron a examinar los pros y las contras de los principales avances de la RPA, experimentando cada una de ellas hasta conocer cuál es la que mejor se adapta a su empresa y manera de trabajo. Gracias a esto, cosecharon grandes logros que les permitieron fundar Centros de Excelencia de Automatización (COEs) en las organizaciones, convirtiéndose en referentes para otros usuarios.
- Adaptadores tempranos: son los que, tras conocer estas tecnologías y aplicarlas con éxito en ciertas áreas de sus organizaciones, buscan explorar más y seguir cosechando éxitos. Para ello, extienden la utilización de RPA a cada vez más áreas empresariales, incluso por fuera del área geográfica donde trabajan. Esto hace que puedan convertirse en referentes positivos de dichas tecnologías para otras empresas.
- Mayoría temprana o Creyentes: son usuarios más reticentes frente a las tecnologías RPA, aunque las hayan probado o estén curiosos por una pequeña muestra. Esta reticencia a utilizar la RPA en todos los niveles de su empresa puede ser por falta de compresión, pero con explicaciones claras y un correcto acompañamiento lograrán comprender que la Automatización Robótica de Procesos no implica una pérdida de puestos de trabajo, sino que resulta en beneficios para todos los empleados.
- Mayoría tardía: se trata de aquellos cuya falta de motivación para implementar las tecnologías RPA a gran escala en la empresa se debe a presunciones o casos aislados que no les generan confianza, incluso puede que hayan utilizado en pequeñas medidas las RPA pero sin comprenderlas del todo. De nuevo necesitarán ser convencidos de que sus puestos de trabajo no van a perderse y que, si no usan estas tecnologías, puede haber consecuencias negativas tanto de costos como de tiempo en los procesos que pueden ser automatizados. Con una asesoría adecuada, se los podrá convencer, aunque lleve tiempo.
- Rezagados: se trata de personas que no tienen ningún interés en que su empresa use la Automatización Robótica de Procesos en ninguna de sus áreas, por lo cual es casi imposible hacerlos cambiar de opinión. Su rechazo a la tecnología RPA es tan grande que puede que hayan puesto muchas trabas para su implementación, de manera más o menos directa.
Tareas que puede realizarse con RPA
Como hemos dicho, esta tecnología se basa en la ejecución de tareas reiterativas y que restan horas de trabajo, puesto que deben realizarse varias veces al día. Por ejemplo:
- Redactar e-mails personales, corporativos o masivos, insertarles datos adjuntos en caso de ser necesarios y enviarlos de manera automática a determinadas horas y/o días.
- Realizar reportes de rendimiento y enviarlos a quien corresponda, dentro o fuera de la empresa.
- Realizar actividades comerciales dentro de sistemas ERP, CRM, legados.
- Optimizar el almacenamiento de datos y archivos en los discos locales y en la nube para que su utilización sea más eficaz.
- Realizar conversiones de formato, tanto de datos, gráficos como de caracteres o imágenes.
- Trabajar con datos, archivos, utilización y almacenamiento, local y en la nube.
Por todas las razones enunciadas anteriormente es que creemos fundamental el aprendizaje y la posterior aplicación de conocimientos de RPA, independientemente del tamaño de tu marca o empresa. Para ello es beneficioso tomar cursos de RPA y mantenerse actualizado en lo que a este tópico respecta.
